Handy steuerlich absetzbar bei beruflicher Nutzung
Zunächst ist es natürlich erforderlich, dass das Handy in einem bestimmten Umfang tatsächlich beruflich genutzt wird. Hier ist das Berufsbild und die tatsächliche Tätigkeit des Arbeitnehmers zugrunde zulegen. Angestellte im Außendienst, Journalisten oder Berufstätige, die Bereitschaftsdienste leisten, haben hier ganz gute Karten, das Handy steuerlich absetzbar zu behandeln. In diesem Zusammenhang kann es sinnvoll sein, die berufliche Nutzung des Handys durch den Arbeitgeber bestätigen zu lassen. Im Allgemeinen wird es in diesen Fällen akzeptiert, wenn eine hälftige berufliche Nutzung des Handys angegeben wird.
Sofern die berufliche Nutzung einen höheren Anteil ausmacht, also mehr als 50 %, sollte man ein Handy-Tagebuch führen. Hier werden über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten der Umfang, die Dauer und die Art der Nutzung aufgelistet. Die hierbei geführten Gespräche können mittels des Nachweises der Einzelverbindungen belegt werden. Nach der Auswertung ist der Anteil der beruflichen Nutzung festzulegen, dies kann dann auch ein Anteil von mehr als 50 % der Gesamtnutzung sein, z.B. 70 %. In diesem Umfang ist das Handy dann steuerlich absetzbar.
Anschaffungskosten
Entsprechend dem Anteil der beruflichen Nutzung kann auch der Anteil der Anschaffungskosten als Werbungskosten angesetzt werden. Ergibt die dreimonatige Aufstellung z.B. einen beruflichen Anteil von 70 % können die Anschaffungskosten des Handys in Höhe von 70 % steuerlich auswirken. Hier gibt es noch eine Hürde zu überspringen. Die Kosten für geringwertige Wirtschaftsgüter kann man sofort im Jahr der Anschaffung ansetzen, wenn also das Handy nicht mehr als brutto EUR 487,90 kostet (nicht mehr als EUR 410,00 netto). Bei höheren Kosten wäre das Handy über einen längeren Zeitraum, etwa 5 Jahre, zu verteilen. Sofern das Handy dann doch eher defekt ist, können die verbliebenen Abschreibungsbeträge im Jahr der Entsorgung Berücksichtigung finden. Auch insoweit ist hier also das Handy steuerlich absetzbar.
Betriebskosten
Auch die laufenden Betriebskosten sind nicht zu unterschätzen und können einen erheblichen Posten ausmachen. Bei den oben dargestellten Berufsbildern oder Bestätigung des Arbeitgebers kann man hier ebenfalls beispielsweise 50 % der Betriebskosten ansetzen. Überwiegt die berufliche Nutzung, hilft auch hier das Handy-Tagebuch über 3 repräsentative Monate mit Einzelverbindungsnachweisen weiter. Ergibt sich hierbei ein beruflicher Anteil von z.B. 70 %, ist der so ermittelte Anteil auch beim Ansatz der laufenden Kosten zugrunde zulegen, so dass auch insoweit die Kosten für das Handy steuerlich absetzbar sind.
Telefonkosten
Ohne jeden Nachweis und bei Berufen, bei denen weniger außerhalb des Büros telefoniert werden muss, wird das Finanzamt im Regelfall nur einen geringeren Anteil akzeptieren. Also nur ca. 20 % der Kosten, maximal EUR 20,00 im Monat. Diese Grundregeln sind auch für andere berufliche genutzte Telefone anwendbar.
Steuerliche Auswirkung
Bei einem Arbeitnehmer sind die so ermittelten Telefonkosten als Werbungskosten in der Anlage N einzutragen. Aber bekanntlich gibt es einen Werbungskosten-Pauschbetrag in Höhe von EUR 1.000,00. Sofern also von vornherein klar ist, dass beispielsweise aufgrund höherer Fahrtkosten und sonstiger Werbungskosten ein Betrag von EUR 1.000,00 erreicht oder überschritten wird, lohnt es sich, die Kosten für das Handy gemäß obiger Berechnung zu ermitteln. Denn insoweit sind Kosten für das Telefon und das Handy steuerlich absetzbar.
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