Welche Telefon- und Handykosten sind steuerlich absetzbar?
Sämtliche mit der beruflichen Nutzung Ihres privaten Telefons zusammenhängende Kosten sind grundsätzlich ansetzbar, also Flatrate, Grundgebühr, Internetnutzung, Miete für die Geräte, Anschlusskosten, Bereitstellungsgebühren. Eine Aufteilung der Rechnung ist grundsätzlich nicht erforderlich.
Sie müssen die berufliche Nutzung des privaten Telefons jedoch belegen, z. B. durch eine Bestätigung Ihres Arbeitgebers.
Pauschale Telefonkosten
Sofern Sie Ihren privaten Festnetzanschluss oder Ihr Smartphone für berufliche Zwecke nutzen, ist ein Ansatz bei Ihren Werbungskosten aus der Arbeitnehmertätigkeit möglich.
Sofern der berufliche Anteil eher überschaubar ist und Sie keine Aufzeichnungen führen, können Sie pauschal 20 % Ihrer monatlichen Telefonkosten, jedoch maximal 20 Euro pro Monat als Werbungskosten ansetzen. Das bedeutet einen maximalen Abzug in Höhe von 240 Euro pro Jahr.
Sofern die Telefonkosten stark schwanken, können Sie den Durchschnitt von drei zusammenhängenden Monaten ermitteln und hiervon jeweils 20 % auf das Jahr hochrechnen. Dabei sind natürlich am sinnvollsten drei aufeinander folgende Monate mit den insgesamt höchsten Kosten. Anschaffungskosten oder Reparaturen bleiben hier außen vor.
Telefonkosten bei Einzelaufzeichnung
Wenn mehr als 20 % Ihrer Telefonkosten beruflich veranlasst sind, können Sie Ihre Einzelaufzeichnungen zugrundlegen. Hierfür müssen sie mindestens über drei Monate hinweg notieren, ob die Nutzung von Telefon oder Smartphone beruflich oder privat erfolgt ist. Dabei ist der Einzelverbindungsnachweis hilfreich. Anschließend ermitteln Sie die Quote der beruflich veranlassten Kosten und errechnen anhand dieser Quote den beruflichen Anteil an den Gesamtjahreskosten für 12 Monate.
Anschaffungskosten bei Einzelaufzeichnung
Bei der Wahl der Einzelaufzeichnung kann auch der Anteil der Anschaffungskosten entsprechend dem Anteil der beruflichen Nutzung bei den Werbungskosten angesetzt werden.
Ergibt die dreimonatige Aufstellung z. B. einen beruflichen Anteil von 60 % können sich die Anschaffungskosten des Smartphones in Höhe von 60 % steuerlich auswirken. Hier gibt es noch eine Hürde zu überspringen.
Die Kosten für geringwertige Wirtschaftsgüter kann man sofort im Jahr der Anschaffung ansetzen. Ein GWG liegt dann vor, wenn das Smartphone – derzeit – nicht mehr als brutto 952 Euro kostet (nicht mehr als 800 Euro netto). Bei höheren Kosten für das Smartphone wären diese über einen längeren Zeitraum, etwa 5 Jahre, zu verteilen. Sofern die Lebensdauer des Smartphones geringer ist, können die verbleibenden Abschreibungsbeträge im Jahr der Entsorgung Berücksichtigung finden und die Werbungskosten ebenfalls erhöhen.
Kostenerstattung durch den Arbeitgeber
Noch besser ist die direkte Erstattung der Telefonkosten durch Ihren Arbeitgeber. Der berufliche Anteil ist zu ermitteln und kann steuerfrei erstattet werden. Ein Abzug bei den Werbungskosten ist dann nicht mehr möglich. Fällt die Erstattung zu hoch aus, handelt es sich bei der Differenz zudem um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Steuerliche Auswirkung
Bei einem Arbeitnehmer sind die so ermittelten Telefon- und Handykosten als Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung einzutragen.
Aber bekanntlich gibt es einen Werbungskosten-Pauschbetrag in Höhe von 1.000 Euro. Sofern also von vornherein klar ist, dass beispielsweise aufgrund höherer Fahrtkosten und sonstiger Werbungskosten ein Betrag von 1.000 Euro erreicht oder überschritten wird, lohnt es sich, die Telefonkosten gemäß obiger Berechnung zu ermitteln. Denn dann wirken sich die Kosten für das Telefon und das Smartphone steuerlich aus und reduzieren die Steuerlast.
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