Dienstreisen sind ein unverzichtbarer Bestandteil des Berufsalltags vieler Arbeitnehmer:innen. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Sie alle Reisekosten korrekt absetzen? In diesem Beitrag beleuchten wir genau dieses Thema, um Ihnen einen klaren Überblick zu bieten.
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Inhaltsverzeichnis
Wann sind Dienstreisekosten absetzbar?
Die Kosten für Ihre Dienstreise können Sie nur unter gewissen Voraussetzungen absetzen, ansonsten werden die Ausgaben vom Finanzamt nicht anerkannt.
Diese 3 Bedingungen müssen erfüllt sein:
- Die Dienstreise ist beruflich veranlasst und liegt im Interesse Ihres Arbeitgebers.
- Bei einer Auswärtstätigkeit sind Sie außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig.
- Nur selbstgetragene Kosten werden vom Finanzamt beachtet. Kommt Ihr Arbeitgeber für die Kosten (teilweise) auf, können Sie diese nicht bei Ihrer Steuererklärung anrechnen.
Typische Beispiele für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit sind Außendienstfahren zu Kunden, Messebesuche, Besorgungsfahrten, Einsatzwechseltätigkeit, Weiterbildungen oder ähnliches.
Absetzbare Reisekosten
Nicht jede Dienstreise ist gleich und nicht immer fallen dieselben Kosten an. Im Nachfolgenden werden alle möglichen Kosten aufgeführt und erläutert, wie diese als Werbungskosten geltend gemacht werden können.
Tipp: Unabhängig von der Kostenart sollten Sie Ihre Fahrten und Ausgaben in jedem Fall dokumentieren und alle Belege, Rechnungen und andere Nachweise aufheben.
Informieren Sie sich hier, wie Sie private und berufliche Reisen miteinander verbinden können, um auch bei Ihrem Urlaub Steuervorteile zu genießen: „Lassen sich Urlaub und Reisen von der Steuer absetzen?“
Fahrtkosten
Fahrtkosten sind wohl die einzigen Kosten, die bei jeder Dienstfahrt anfallen. Vorausgesetzt wird nur, dass Sie entweder Ihr Privatfahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel für die Fahrt nutzen. Wird Ihnen ein Dienstwagen vom Arbeitgeber gestellt, können Sie die Fahrtkosten in Ihrer Steuererklärung nicht geltend machen.
Tipp: Ihre Fahrtkosten können Sie als Reisekosten absetzen, sobald eine Auswärtstätigkeit vorliegt. Das ist beispielsweise schon der Fall, wenn Sie an einer anderen Zweigstelle aushelfen.
Die Fahrtkosten werden pauschal je nach Distanz berücksichtigt:
- mit dem PKW: 30 Cent pro Kilometer
- mit dem Motorrad oder Moped: 20 Cent pro Kilometer
- mit öffentlichen Verkehrsmitteln: nachweisbare Ausgaben in voller Höhe
Hinweis: Im Gegensatz zur Entfernungspauschale werden bei Reisekosten die gefahrenen Kilometer berücksichtigt, nicht nur die Entfernungskilometer. Sie können also (fast) doppelt so viel absetzen.
Übernachtungskosten
Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit können Sie zusätzlich zu den Fahrtkosten auch Übernachtungskosten geltend machen. Zu den abzugsfähigen Übernachtungskosten zählen jedoch nur die Ausgaben für die Unterkunft selbst.
Werden auf der Hotelrechnung Kosten für Frühstück oder andere Mahlzeiten aufgeführt, müssen Sie diese vom Rechnungsbetrag abziehen. Sind die Posten nicht extra in der Rechnung ausgewiesen, müssen Sie folgende Pauschalen anwenden:
- pro Frühstück 5,60 Euro
- pro Mittag- oder Abendessen: 11,20 Euro
Verpflegungsmehraufwand
Kosten für Ihre Mahlzeiten und Verpflegungen bleiben nicht unbeachtet, auch wenn Sie diese von Ihrer Hotelrechnung abziehen müssen. Hierfür gibt es nämlich die sogenannte Verpflegungspauschale.
Die Höhe der Pauschale ist abhängig davon, wie lange Ihre Auswärtstätigkeit andauert:
Achtung: Die Pauschbeträge gelten für Dienstreisen innerhalb Deutschlands. Bei Reisen ins Ausland sind die dort üblichen Pauschalen anzusetzen.
Die Verpflegungspauschbeträge sind verpflichtend. Auch mit der Vorlage von Belegen können keine höheren Kosten geltend gemacht werden. An dem Pauschbetrag von 28 Euro orientieren sich auch die oben aufgeführten Pauschalen, die gegebenenfalls von Ihrer Hotelrechnung abzuziehen sind: 5,60 € + 2 x 11,20 € = 28 €
Reisenebenkosten
Womöglich fallen im Rahmen der Dienstreise noch weitere Kosten an, die sogenannten Reisenebenkosten. Dazu zählen unter anderem:
- Park- und Mautgebühren
- Reisegepäckversicherung
- Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
- Eintritt für Messen oder Ausstellungen
- berufliche Telefonate und Schriftverkehr
Wichtig: Auch in diesem Fall benötigen Sie Belege als Nachweis für die Kosten.
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