Bei beruflich veranlassten Dienstreisen können Sie Ihre Reisekosten absetzen, insofern Sie diese selbst getragen haben. Ob Fortbildung, Montagearbeit, wechselnde Einsatzorte oder gemischte Reisen mit privatem Anteil – in diesem Beitrag erfahren Sie, welche Reisekosten steuerlich anerkannt werden, wo die Grenzen liegen und worauf Sie bei der Steuererklärung achten sollten.
Kosten, die, während Ihrer Auswärtstätigkeit entstanden sind, können Sie als Werbungkosten geltend machen. Es handelt sich dann um sogenannte Reisekosten und dies kann für Sie steuerliche Vorteile bedeuten.
Diese 3 Bedingungen müssen erfüllt sein:
Sind Sie weder in Ihrer Wohnung noch an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig, liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Umgangssprachlich ist oftmals die Rede von Dienstreisen.
Klassischerweise trifft das bei Vertriebsmitarbeitern:innen, die von Ihrer Wohnung aus direkt zu Kunden:innen fahren und sich nicht täglich im Bürogebäude des Arbeitgebers einfinden müssen, zu.
Weitere Beispiele:
Mehr Infos zur Bestimmung von Auswärtstätigkeiten inkl. Fallbeispiele erhalten Sie in unserem Blogbeitrag: „Auswärtstätigkeit: Wann Sie Fahrtkosten steuerlich absetzen können“
Nicht jede Dienstreise ist gleich und nicht immer fallen dieselben Kosten an. Im Nachfolgenden werden alle möglichen Kosten aufgeführt und erläutert, wie diese als Werbungskosten geltend gemacht werden können.
Tipp: Unabhängig von der Kostenart sollten Sie Ihre Fahrten und Ausgaben in jedem Fall dokumentieren und alle Belege, Rechnungen und andere Nachweise aufheben.
Fahrtkosten sind wohl die einzigen Kosten, die bei jeder Dienstfahrt anfallen. Vorausgesetzt wird nur, dass Sie entweder Ihr Privatfahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel für die Fahrt nutzen. Wird Ihnen ein Dienstwagen vom Arbeitgeber gestellt, können Sie die Fahrtkosten in Ihrer Steuererklärung nicht geltend machen.
Tipp: Ihre Fahrtkosten können Sie als Reisekosten absetzen, sobald eine Auswärtstätigkeit vorliegt. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie an einer anderen Zweigstelle aushelfen.
Die Fahrtkosten werden pauschal je nach Distanz berücksichtigt:
Hinweis: Im Gegensatz zur Entfernungspauschale werden bei Reisekosten die gefahrenen Kilometer berücksichtigt, nicht nur die Entfernungskilometer. Sie können also (fast) doppelt so viel absetzen.
Wichtig ist im Vorfeld festzustellen, ob die Voraussetzungen für Reisekosten erfüllt sind. Oftmals werden Fahrtkosten fälschlicherweise als Reisekosten angegeben, obwohl eigentlich die Pendlerpauschale anzuwenden wäre.
Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit können Sie zusätzlich zu den Fahrtkosten auch Übernachtungskosten geltend machen. Zu den abzugsfähigen Übernachtungskosten zählen jedoch nur die Ausgaben für die Unterkunft selbst.
Werden auf der Hotelrechnung Kosten für Frühstück oder andere Mahlzeiten aufgeführt, müssen Sie diese vom Rechnungsbetrag abziehen. Sind die Posten nicht extra in der Rechnung ausgewiesen, müssen Sie folgende Pauschalen anwenden:
Kosten für Ihre Mahlzeiten und Verpflegungen bleiben nicht unbeachtet, auch wenn Sie diese von Ihrer Hotelrechnung abziehen müssen. Hierfür gibt es nämlich die sogenannte Verpflegungspauschale.
Die Höhe der Pauschale ist abhängig davon, wie lange Ihre Auswärtstätigkeit andauert:
Was sehen Sie hier?
In der vorangegangenen Tabelle werden die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwände dargestellt. Sie erhalten 14 Euro pro Tag für An- und Abreisetage und Tage mit einer Auswärtstätigkeit von 8-24 Stunden. Bei einer Dauer von mindestens 24 Stunden erhalten Sie den doppelten Betrag, nämlich 28 Euro pro Tag.
Die Verpflegungspauschbeträge sind verpflichtend. Auch mit der Vorlage von Belegen können keine höheren Kosten geltend gemacht werden. An dem Höchstbetrag von 28 Euro orientieren sich auch die oben aufgeführten Pauschalen, die gegebenenfalls von Ihrer Hotelrechnung abzuziehen sind: 5,60 € + 2 x 11,20 € = 28 €
Achtung: Die Pauschbeträge gelten für Dienstreisen innerhalb Deutschlands. Bei Reisen ins Ausland sind die dort üblichen Pauschalen anzusetzen.
Womöglich fallen im Rahmen der Dienstreise noch weitere Kosten an, die sogenannten Reisenebenkosten. Dazu zählen unter anderem:
Wichtig: Auch in diesem Fall benötigen Sie Belege als Nachweis für die Kosten.
Grundsätzlich gelten bei Dienstreisen ins Ausland die gleichen Regelungen wie im Inland und Sie können Ihre Kosten genauso steuerlich berücksichtigen. Es gibt lediglich Unterschiede bei den Verpflegungsmehraufwendungen, da die Pauschalen von Land zu Land variieren.
Die anzuwendenden Pauschalen werden jährlich vom Finanzministerium veröffentlicht:
Für 2026 gilt der höchste Pauschbetrag für Verpflegungsaufwendungen bei einer Abwesenheit von 24 Stunden für Hongkong mit 83 Euro. Der niedrigste Betrag gilt für Weißrussland mit 21 Euro.
Achtung: Für den Werbungskostenabzug sind nur Ihre tatsächlichen Übernachtungskosten relevant. Die Pauschbeträge für die Übernachtungskosten gelten ausschließlich bei Erstattung durch den Arbeitgeber.
Als Lkw-Fahrer:in steht Ihnen die Übernachtungspauschale zur Wahl, wenn Sie in Ihrem Fahrzeug übernachten. Mit der Pauschale sollen Aufwendungen zum Beispiel für Gebühren auf Rastplätzen, Nutzung von Toiletten und Duschen oder für die Reinigung der Kabine ausgeglichen werden. Bis einschließlich 2019 mussten diese Ausgaben immer durch die entsprechenden Nachweise belegt werden.
Höhe der Übernachtungspauschale:
Sind Ihre tatsächlichen Kosten höher als die Pauschale, können Sie diese nach wie vor mithilfe der nötigen Nachweise geltend machen. Ihre Wahl gilt allerdings für das ganze Steuerjahr.
Tipp: Sammeln Sie alle Quittungen und vergleichen Sie am Jahresende, welche Option für Sie günstiger ist.
Kosten für Urlaube und Reisen können Sie nicht in jedem Fall von der Steuer absetzen. Wie oben schon beschrieben, muss die Reise dienstlich bedingt sein, um steuerlich relevant zu sein. Bei einem rein privaten Urlaub besteht leider keine Möglichkeit, die Kosten steuerlich berücksichtigen zu lassen.
Möglicherweise können Sie aber mit unserem Steuer-Tipp nichtsdestotrotz Steuern in Ihrem Urlaub sparen. Zum Tipp CO2-Ausgleich.
Nicht nur aus terminlicher oder finanzieller, sondern auch aus steuerlicher Sicht bietet es sich an, eine dienstlich veranlasste Reise mit einem privaten Aufenthalt zu kombinieren. Die Kosten für den beruflichen Teil können Sie nach wie vor geltend machen. Auf privater Ebene können Sie so womöglich bei den Fahrt- oder Flugkosten sparen.
Hinweis: Dafür muss der berufliche Teil jedoch m (Zeile 65ndestens 10 % der Reise betragen.
Sind Sie beispielsweise aus beruflichen Gründen 3 Tage auf einem Kongress und verbringen anschließend privat noch weitere 6 Tage vor Ort, werden die Kosten anteilig aufgeteilt. Steuerlich berücksichtigen können Sie:
Übersteigt der private Teil Ihrer Reise 10 % nicht, können Sie Ihre Reisekosten absetzen, und zwar in voller Höhe.
Achtung: Können die privaten und beruflichen Anteile der Reise nicht genau ermittelt werden, zählen die gesamten Kosten zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für Lebensführung und können damit nicht geltend gemacht werden.
Vor allem bei Reisen mit dem Flugzeug ist die Klimabelastung aufgrund des hohen CO2-Ausstoßes am höchsten. Viele Urlauber:innen auch in Deutschland leisten deshalb eine CO2-Kompensation an eine anerkannte Klimaschutzorganisation Ihrer Wahl, um die Emissionen des Fluges wieder auszugleichen.
Worauf Sie achten sollten, erfahren Sie auf der Webseite des Europäischen Verbraucherzentrums.
Ihre Kompensation an eine Klimaschutzorganisation können Sie wie eine Spende als Sonderausgabe geltend machen. Die Klimaschutzorganisation muss jedoch steuerbegünstigt sein, damit Sie eine Zuwendungsbestätigung oder Spendenquittung erhalten und somit Ihre Kosten absetzen können. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag: „Spenden von der Steuer absetzen“
Tipp: Liegt der Wert Ihrer Kompensation unter 300 Euro, reicht dem Finanzamt auch ein einfacher Nachweis wie beispielweise der Kontoauszug.
Als Angestellte:r tragen Sie Ihre Reisekosten in der Anlage N unter folgenden Abschnitten ein:
Diese 3 Bedingungen müssen erfüllt sein, um Reisekosten absetzen zu können:
Folgende Kosten können Sie bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit absetzen:
Grundsätzlich muss es sich um eine Dienstreise handeln, um Reisekosten absetzen zu können. Bei einem rein privaten Urlaub besteht leider keine Möglichkeit, die Kosten steuerlich berücksichtigen zu lassen.
Wenn Sie allerdings eine dienstlich veranlasste Reise mit einem privaten Aufenthalt kombinieren, können Sie den beruflichen Teil nach wie vor geltend machen. Somit lassen sich auf privater Ebene womöglich Fahrt- oder Flugkosten sparen.
Hinweis: Dafür muss der berufliche Teil jedoch mindestens 10 % der Reise betragen.
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Quellenangaben:
Beitragsbild © Dasha Petrenko – stock.adobe.com
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